Il reporting determina se alla fine di un progetto si ottengono cifre pulite o se tutto deve essere ricostruito minuziosamente. In molte aziende elettriche ed edili, tuttavia, funziona ancora su carta, su appunti lasciati nel veicolo di servizio o su un foglio di calcolo compilato il venerdì sera. Digitalizzare i Suoi report non solo fa guadagnare tempo, ma offre anche una qualità dei dati su cui tutti possono fare affidamento.
Questo articolo mostra dove il reporting tradizionale raggiunge i suoi limiti, cosa cambia effettivamente passando a una soluzione digitale e cosa le aziende dovrebbero tenere a mente durante il lancio.
Che cosa comprende il reporting
Il reporting indica la registrazione del lavoro svolto su una commessa o un progetto. Nel rapporto ore al centro c’è il tempo di lavoro, ovvero la domanda di quanto tempo sia stato dedicato a quale commessa. Si aggiungono le assenze, che una persona registra per sé e non imputa a un progetto, oltre a spese e supplementi che derivano dalle ore registrate.
Diverso è il rapporto in economia. Riguarda le attività eseguite e il materiale impiegato e serve direttamente alla fatturazione al cliente. Questa parte è di norma coperta da soluzioni settoriali.
Nell’uso quotidiano entrambi vengono chiamati semplicemente rapporto, ma indicano cose diverse. Chi vuole digitalizzare il proprio reporting fa quindi bene a chiarire prima di quale dei due si tratta.
Dove il reporting cartaceo raggiunge i suoi limiti
I report cartacei presentano uno svantaggio decisivo: le informazioni vengono create sul posto, ma vengono registrate in ufficio solo alcuni giorni dopo. I dettagli si perdono in questo intervallo. Il tecnico non riesce più a ricordare esattamente quanto tempo ha richiesto una particolare attività o perché si è verificato un ritardo.
A ciò si aggiunge lo sforzo duplicato. Tutto quello che c’è scritto sulla banconota dovrà essere riscritto in ufficio. Ciò costa tempo e gli errori si insinuano ad ogni trasferimento. Le cifre delle ore spostate, la grafia illeggibile o un rapporto smarrito significano che la base per la fatturazione non è più corretta.
Alla fine il calcolo successivo ne risente. Se le ore registrate non corrispondono alla realtà, non c’è modo di sapere se un lavoro è stato redditizio. Proprio le cifre che conterebbero di più per guidare l’azienda sono quelle meno affidabili.
Cosa cambia con il reporting digitale
Con il reporting digitale, i dipendenti registrano le ore e i servizi direttamente dove si presentano, solitamente tramite un’app sul proprio smartphone. Il resoconto si crea nel momento del lavoro, non giorni dopo, a partire dalla memoria. Questo da solo aumenta considerevolmente la precisione.
Un secondo effetto è la velocità. Non appena un rapporto viene acquisito, è disponibile in ufficio. Nessuno dovrà più raccogliere appunti o scriverli. L’approvazione e la revisione avvengono in modo digitale e la fatturazione e l’analisi possono essere derivate direttamente dai report approvati.
Cresce anche la trasparenza all’interno del team. Tutti vedono gli stessi dati, le domande possono essere risolte rapidamente e lo stato di un progetto è visibile in qualsiasi momento. Il reporting si trasforma così da un noioso obbligo a una base decisionale affidabile.
Cosa dovrebbero tenere a mente durante l’implementazione
Il punto più importante è l’accettazione da parte delle persone sul posto. Il reporting digitale funziona solo se è più veloce e più semplice nel lavoro quotidiano rispetto al vecchio metodo. L’acquisizione deve essere effettuata in pochi passaggi, altrimenti viene bypassata e l’azienda si ritrova in una situazione peggiore rispetto al rapporto cartaceo.
Un secondo punto è la questione di quanto profondamente la soluzione dovrebbe essere integrata nei restanti processi. Per le aziende più grandi è vantaggioso avere un’integrazione in cui i dati acquisiti confluiscono direttamente nella fatturazione, nelle buste paga e nell’analisi. Per le aziende più piccole che possono superare il limite. Se ogni settimana vengono emessi solo pochi rapporti, la semplice acquisizione digitale senza interfacce elaborate è spesso la scelta più economica. Ciò che conta è abbinare l’ambito alle dimensioni e ai flussi di lavoro effettivi dell’azienda.
Poiché la rilevazione del tempo è un processo critico per l’azienda, vale la pena affrontare il passaggio in modo consapevole. Dalla nostra esperienza è utile definire prima chiaramente le proprie esigenze e poi verificare, in una fase di test alla quale si dedica tempo a sufficienza, se una soluzione le copre davvero. Se è adatta, vale la pena compiere il passo. Un cambiamento comporta sempre un periodo di adattamento e nuove abitudini, ma a lungo termine conviene in quasi tutti i casi.